Regulamin świadczenia usług
Niniejszy regulamin określa zasady współpracy pomiędzy OptiFlow sp. z o.o. a Klientem w zakresie doradztwa w optymalizacji procesów biznesowych. Dokument obejmuje zakres usług, procedury realizacji projektów, warunki płatności oraz odpowiedzialność stron. Wszelkie wykonywane usługi są realizowane na podstawie odrębnej umowy lub zamówienia, które precyzuje szczegółowy zakres prac, harmonogram i warunki rozliczeń. Regulamin ma zastosowanie wobec wszystkich osób fizycznych i prawnych korzystających z usług OptiFlow, jeżeli nie umówiono się inaczej w treści umowy. Przed rozpoczęciem współpracy Klient otrzyma ofertę lub projekt umowy zawierający szczegółowe warunki, a podpisanie dokumentów przez obie strony stanowi potwierdzenie akceptacji wszystkich postanowień regulaminu oraz warunków finansowych i prawnych współpracy.
1. Zakres usług i warunki współpracy
OptiFlow świadczy usługi doradcze obejmujące audyty procesowe, mapowanie procesów, projektowanie rozwiązań operacyjnych, rekomendacje automatyzacji, pilotaże oraz wsparcie wdrożeń i szkoleń. Szczegółowy zakres poszczególnych usług zostaje określony w ofercie lub umowie i może obejmować analizę danych, badania terenowe, warsztaty z zespołem Klienta oraz dostarczenie dokumentacji procesowej. Umowa powinna określać cele projektu, kryteria akceptacji, KPI do monitorowania oraz warunki płatności. W przypadku prac prowadzonych w siedzibie Klienta OptiFlow oczekuje zapewnienia niezbędnych uprawnień dostępu i współpracy ze strony pracowników wskazanych przez Klienta. Terminy realizacji są ustalane indywidualnie i mogą ulec zmianie wyłącznie po uzgodnieniu obu stron. Wszelkie zmiany zakresu prac wymagają formy pisemnej lub e-mailowej i mogą wpływać na koszt oraz harmonogram projektu. Materiały i wyniki analiz przekazywane Klientowi stają się przedmiotem umowy i mogą zostać udostępnione stronom trzecim tylko za zgodą Klienta, chyba że strony postanowią inaczej w umowie.
2. Odpowiedzialność, gwarancje i własność intelektualna
OptiFlow zobowiązuje się do wykonania usług z należytą starannością zgodnie z aktualnymi standardami zawodowymi oraz opisem zawartym w umowie. Firma nie gwarantuje osiągnięcia określonych wyników biznesowych ani oszczędności finansowych, o ile nie zostało to wyraźnie określone w umowie jako gwarantowane KPI. Odpowiedzialność OptiFlow ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia otrzymanego za dany projekt, chyba że szkoda powstała wskutek rażącego niedbalstwa lub umyślnego działania. Materiały wytworzone w ramach projektu, w tym dokumentacja procesowa, raporty i modele, są własnością OptiFlow do czasu uregulowania wszelkich należności wynikających z umowy, po czym prawa majątkowe przechodzą na Klienta zgodnie z warunkami umowy. W przypadku wykorzystania przez Klienta rozwiązań technologicznych lub narzędzi dostarczonych przez partnerów OptiFlow, stosuje się odrębne warunki licencyjne. Klient zobowiązany jest do zachowania poufności otrzymanych materiałów i nieudostępniania ich osobom trzecim bez zgody OptiFlow, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych prawem.
3. Warunki płatności i anulowanie zleceń
Warunki płatności ustalane są indywidualnie i zapisane w umowie. Standardowe rozliczenie obejmuje zaliczkę przed rozpoczęciem prac, a następnie płatności etapowe lub jednorazowe po zakończeniu projektu. Termin płatności faktur wynosi zwykle 14 dni od daty wystawienia, chyba że strony uzgodnią inny termin. W przypadku opóźnienia w płatności OptiFlow ma prawo wstrzymać świadczenie dalszych usług do momentu uregulowania zaległości. Klient może zrezygnować z usługi przed jej rozpoczęciem, przy czym w zależności od terminu rezygnacji mogą zostać naliczone opłaty administracyjne pokrywające poniesione koszty przygotowawcze. Anulowanie zlecenia w toku realizacji może skutkować koniecznością rozliczenia wykonanych dotychczas prac proporcjonalnie do stopnia ich zaawansowania. W przypadku projektów z kosztami zewnętrznymi, takimi jak licencje lub usługi partnerów, koszty te obciążają Klienta niezależnie od decyzji o rezygnacji, jeżeli zostały już poniesione przez OptiFlow. Szczegółowe zasady anulowania i zwrotów określone są w umowie zawartej z Klientem.
4. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego. W razie sporów wynikających z umowy strony będą dążyć do ich rozwiązania w drodze negocjacji, a jeśli to okaże się niemożliwe, spór będzie rozstrzygany przez sąd właściwy dla siedziby OptiFlow. OptiFlow zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu po uprzednim poinformowaniu Klientów, przy czym zmiany nie będą wpływać retroaktywnie na już zawarte umowy, chyba że strony postanowią inaczej. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej i jest integralną częścią dokumentacji handlowej firmy. Wszelkie pytania dotyczące treści regulaminu lub interpretacji zapisów prosimy kierować na adres [email protected] lub telefonicznie pod numer +48 22 123 45 67.